Conditions générales
Les présentes Conditions générales (« conditions générales »), ainsi que la Lettre de mission ou les lettres de mission (« Lettre de mission »), le cas échéant, constituent la totalité du Contrat conclu entre les parties (le « Contrat »).
Tous les termes utilisés dans la Lettre de mission ont la même signification que dans les présentes Conditions générales, et vice versa. En cas de divergence entre la Lettre de mission et les présentes Conditions générales, ces dernières primeront, à moins qu’elles n’aient été modifiées par la Lettre de mission avec une référence spécifique à la clause pertinente de Conditions générales.
- Généralités
Article 1 – Champ d’application des Conditions générales
Les présentes Conditions générales sont applicables à tous les services que nous fournissons, tels que définis le cas échéant dans la Lettre de mission (les « Services »). Le cas échéant, les Services peuvent être énumérés, étendus ou nuancés sur base d’un accord préalable.
Article 2 – Conclusion du Contrat
2.1 Le Contrat est conclu et commence à la date initiale (la « Date initiale »), c’est-à-dire soit :
– au moment où nous recevons la Lettre de mission que le Client a également signée ;
A compter de la Date initiale, toutes les relations professionnelles entre les parties seront dans tous les cas régies par les présentes Conditions générales.
2.2 Transfert éventuel du contrat : En cas de transfert du présent contrat, notamment à la suite d’un transfert de clientèle, à une personne morale reconnue par l’Institut des conseillers fiscaux et experts-comptables (ci-après « ITAA »), le praticien communique par écrit au client les coordonnées complètes du cessionnaire, y compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA, au plus tard dans les quinze jours suivant le transfert.
Le client et le praticien reconnaissent et acceptent que le contrat se poursuive normalement avec le cessionnaire, tel qu’il a été conclu à l’origine par les parties.
- Droits et obligations des parties
Article 3 – Nos obligations
3.1 Les services sont exécutés sur la base d’informations et d’explications données par le Client, dont nous ne vérifierons pas l’exactitude, à moins que cela ne soit imposé par les normes professionnelles applicables ou prévu par la Lettre de mission.
3.2 Sauf dispositions légales ou règles professionnelles contradictoires, nous n’assumons aucune responsabilité concernant l’impact sur nos Services d’évènements qui se produisent après la date de fin de nos Services.
Article 4 – Caractère contraignant
4.1 Nous serons exclusivement liés par la version définitive de nos projets, pièces, avis, analyses et calculs présentés au Client sous forme écrite ou sur base d’un support digital revêtu d’une signature valide.
4.2 Les projets de document sous forme électronique ou écrite et les avis oraux, ne sont pas des Eléments de références. Nous n’assumons aucune responsabilité quant au contenu ou à l’utilisation de tels projets de document ou avis oraux, sauf s’il est ultérieurement confirmé que leur contenu constitue la version définitive, conformément à l’article 4.1.
Article 5 – Droits de propriété intellectuelle
Nous nous réservons le copyright et tous les autres droits de propriété intellectuelle, sur tout ce que nous développons, avant ou pendant notre mission, y compris sur nos systèmes, nos méthodologies, nos logiciels et notre savoir-faire. Nous conserverons également les droits d’auteur et les autres droits de propriété intellectuelle ayant trait à tous les éléments délivrés dans le cadre des missions à effectuer, y compris les documents et dossiers sous forme électronique.
Article 6 – Conservation des documents de travail
Lorsque la fourniture des Services prend fin, nous conserverons tous les documents et dossiers qui y sont liés durant la période prévue par la Loi pour le type de Services faisant l’objet de la Lettre de mission. Après cette période, nous pourrons les détruire, sauf accord écrit spécifique contraire, sans devoir en aviser préalablement le Client.
Article 7 – Nos Collaborateurs
7.1 Pendant la durée du Contrat et durant les douze mois qui suivent la fin des Services, le Client n’attirera ou ne débauchera aucun Collaborateur, avec lequel le Client a eu des contacts dans le cadre du Contrat, directement ou indirectement (le Client n’aidera pas non plus quelqu’un d’autre à le faire). De même, le Client n’emploiera pas ce(s) Collaborateur(s) et n’exigera d’aucune façon qu’ils lui fournissent des services.
7.2 Toute violation de cette interdiction donne lieu à des dommages-intérêts fixés forfaitairement à douze (12) fois la rémunération mensuelle brute la plus élevée versée à l’employé concerné au cours d’un mois quelconque de la période de vingt-quatre mois précédant la violation.
Article 8 – Disposition anti-blanchiment
En vertu de la législation nationale et européenne anti-blanchiment, nous sommes tenus d’identifier nos Clients et leurs ayants droits bénéficiaires. Par conséquent, nous demanderons au Client certaines informations et certains documents, les conserverons et/ou consulterons des bases de données appropriées à cette fin. Le Client s’engage à nous fournir les informations que nous demandons, et à nous informer en temps opportun de tout changement en ce qui concerne ces informations et documents. Si nous ne recevons pas de réponses à notre demande d’informations et de documents satisfaisant dans un délai raisonnable, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir ou de poursuivre nos Services.
Article 9 – Obligations d’information à charge du Client
9.1 Dans la mesure où nos Services dépendent des informations et des explications qui doivent être fournies par le Client ou au nom du Client, celui-ci doit veiller à ce que les informations et les explications soient données en temps opportun, et de manière complète, exacte et non trompeuse. Si les informations et les explications sont basées sur des hypothèses, le Client nous donnera les délais pertinents à cet égard. Le Client est chargé de nous informer immédiatement de tout changement concernant les informations, ou déclarations fournies, dès qu’il n’est plus possible de poursuivre sur cette base, ou dès que les hypothèses qui nous ont été préalablement soumises ne tiennent plus.
9.2 Lorsque le Client utilise des informations ou des documents de tiers ou nous les fournit, il veillera à obtenir de ces derniers les autorisations nécessaires pour nous permettre de fournir les Services. Le Client est responsable des relations avec ces tiers, de la qualité de leur contribution et de leur travail, ainsi que du paiement de leurs honoraires. Sauf disposition contraire de la Loi, des règles professionnelles ou de la Lettre de mission, nous ne vérifierons pas l’exactitude des informations ou des documents qui nous sont fournis par ces tiers.
9.3 Si le Client néglige de nous donner les informations et explications pertinentes, nécessaires à la bonne exécution de notre mission, cela pourrait conduire à l’impossibilité de fournir ou d’achever les Services ou à la formulation d’une réserve. Sauf disposition légale ou règles professionnelles contraires, nous avons le droit, en dernier recours, de cesser sans préavis.
- Nos honoraires
Article 10 – Honoraires et facturation
10.1 Généralités
Le professionnel enverra par courriel périodiquement (mensuellement ou trimestriellement) une note d’honoraires détaillée pour les prestations effectuées et il la facturera au client avec application de la T.V.A.
Les services fournis en dehors de la formule d’abonnement choisie sont toujours réglés en régie.
10.2 Délai et modalités de paiement
Les honoraires seront payés exclusivement via domiciliation sur le compte bancaire du professionnel dans les 7 jours de l’envoi de la facture.
Toute contestation des honoraires et/ou des frais réclamés doit être adressée par écrit au professionnel dans un délai de 15 jours civils à compter du jour qui suit la date d’envoi de la facture.
Après l’expiration de ce délai, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû.
A compter du jour qui suit l’échéance du délai de paiement de 30 jours civils, toutes les sommes incontestées et non payées portent de plein droit et sans mise en demeure préalable un intérêt égale au taux d’intérêt légal applicable en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales (tel que publié au Moniteur belge)
En outre, une indemnité forfaitaire de 85,00 euros sera appliquée de plein droit et sans mise en demeure. De même, ladite indemnité forfaitaire pourra être augmentée le cas échéant, de plein droit et sans mise e demeure, d’une indemnisation pour les autres frais de recouvrement encourus, en ce compris l’indemnité de procédure conformément aux dispositions du Code judiciaire.
En cas de non-paiement des montants dus, le professionnel se réserve le droit de suspendre ses prestations dans les quinze jours après avoir envoyé une lettre recommandée d’avertissement et ceci jusqu’au paiement intégral de la dette.
10.3 Fixation des honoraires
Le montant des honoraires sera défini en fonction de la mission confiée. Il sera repris dans la Lettre de mission (forfait, régie)
Les honoraires seront indexés au 1 janvier sur base de l’indice des prix à la consommation ; ils pourront être adaptés pour les maintenir en conformité avec le marché.
- Confidentialité – Respect de la vie privée
Article 11 – Secret professionnel et confidentialité
Le Client reconnaît que nous sommes liés par le secret professionnel en tant qu’experts comptables et/ou conseils fiscaux inscrits au registre public de l’Institut des conseils fiscaux et experts-comptables. Sous réserve d’exceptions très limitées, nous avons donc l’interdiction de diffuser toute information concernant le Client, obtenue dans le cadre de la prestation de nos Services.
Article 12 – Données à caractère personnel
12.1 Les concepts relatifs à la protection des données à caractère personnel utilisés dans le présent article 12, auront la signification qui leur est donnée dans (i) le Règlement Général sur la protection des données (2016/679) du 25 mai 2018, (ii) la loi relative à la protection des personnes physiques, à l’égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018 (iii) les lois nationales mettant en œuvre la Directive sur la vie prive et les communications électroniques (2022/58/Eg) et (iv) toute législation par laquelle ils sont introduits ou complétés et tout autre législation applicable en matière de protection des données ou de la vie privée (ci-après collectivement la « Législation sur la protection des données »)
12.2 Nous nous efforcerons de respecter la Législation sur la protection des données lorsque nous traiterons des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable dans le cadre du Contrat (appelées « données personnelles » dans la Législation sur la protection des données). Notre politique en ce qui concerne les données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’exécution du Contrat est défini dans notre politique de confidentialité.
12.3 Le Client accepte que nous puissions utiliser ses données personnelles, ainsi que celles de ses représentants, employés et directeurs, pour la fourniture de services, pour les exigences de conformité, de règlementation, de gestion des risques et de contrôle de la qualité, pour la fourniture des services, ainsi qu’à diverses fins commerciales (telles que la gestion des relations et des comptes Clients) et que nous puissions partager les données personnelles susmentionnées, avec d’autres entités au sein de Fiscoplan, avec toute entité locale ou étrangère au sein de notre réseau, y compris celles qui soutiennent les politiques et la gestion de notre bureau, ainsi qu’avec les prestataires de services auxquels nous faisons appel.
12.4 Le Client s’engage à respecter la Législation sur la protection des données et informera ses représentants, employés et directeurs du traitement de leurs données personnelles aux fins énoncées dans notre politique de confidentialité. Le Client garanti qu’il a obtenu le consentement des personnes dont les données personnelles sont traitées par nous.
12.5 Le Client confirme que le traitement des données à caractère personnelle, obtenues dans le cadre de la prestation de services, ne donnera pas lieu à une violation par nous ou par toute entité de notre réseau de la Législation sur la protection des données.
V. Durée du contrat
Article 13 – Durée, préavis, résiliation, suspension
13.1 Durée
a) Mission récurrentes : A moins qu’une échéance ne soit mentionnée dans la Lettre de mission, le Contrat concernant des missions récurrentes est censé être conclu pour une durée indéterminée à la Date initiale. « Mission récurrente » désigne la mission composée de prestations successives de nature similaire devant être effectuées à certaines échéances connues à l’avance.
b) Missions non récurrentes : Sauf stipulation contraire dans la Lettre de mission, le Contrat concernant des mission non récurrentes est conclu pour une durée déterminée et débute à la Date initiale. L’exécution des Services décrits dans la Lettre de mission et, le cas échéant, selon la nature des Services, la fourniture des prestations convenues, mettent fin au Contrat. Les missions qui ne tombent pas dans la définition de « mission récurrente » sont considérées comme des missions non-récurrentes.
13.2 Fin de la convention
13.2.1. Mode de résiliation de la convention
Le professionnel et le client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les procurations attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier recommandé (ou courriel revêtu d’une signature électronique légalement admise) circonstancié et tenant compte des modalités prévues ci-après.
13.2.2. Fin de la convention moyennant préavis
Dans le cadre de la résiliation de la convention, le client et le professionnel s’engagent à respecter un délai de préavis de 1 mois calculé à compter du 1er jour du mois qui suit la date d’envoi de la lettre recommandée de résiliation.
Durant le délai de préavis, les droits et les obligations des parties resteront pleinement d’application.
13.2.3 Fin de la convention sans préavis
La convention peut être résiliée sans préavis dans les cas suivants :
– l’accord écrit entre le client et le professionnel de mettre un terme à la convention sans préavis.
– des circonstances justifiant, de la part du client et/ou du professionnel, l’arrêt de la relation contractuelle
a. lorsque la poursuite de la convention mettrait le professionnel en contrariété avec le respect des normes légales, déontologiques et professionnelles
b. lorsque le non-respect de ses obligations par le client et/ ou par le professionnel, telles que décrites dans la lettre de mission mettrait en péril l’équilibre de la convention et le respect de ses obligations contractuelles par le professionnel ou par le client.
VI. Notre responsabilité
Article 14 – Responsabilité – Solidarité
Le professionnel est seulement responsable, dans le cadre de sa mission, de l’application des règlements et usages légaux et administratifs en vigueur au moment de l’exécution de la mission, à la condition expresse du respect par le client des délais fixés préalablement.
La responsabilité du professionnel est limitée aux montants et couvertures repris dans le modèle de la police responsabilité civile professionnelle.
Article 15 – Restriction de responsabilité
15.1 Les Services seront exécutés avec la diligence adaptée et conformément aux dispositions légales et aux règlements professionnels applicables. Sauf disposition légale ou règles professionnelles contraires, les Services que nous convenons de fournir constituent des obligations de moyen et non pas de résultat.
15.2 Sauf stipulation contraire de la Lettre de mission, le praticien n’est pas tenu de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses mandataires, ni la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature qui lui sont confiés ou présentés par le client comme ayant une valeur probante ou comme devant en avoir une.
a) S’il apparaît que deux ou plusieurs sinistres résultent de la même erreur commise par nous, on considérera qu’ils ne constituent qu’un seul cas de responsabilité, et notre responsabilité à cet égard sera donc limitée au montant le plus élevé de responsabilité, applicable aux missions ou contrats concernés.
b) Sauf disposition légale impérative, nous ne sommes en aucun cas responsables des dommages résultant d’une perte de profits, de clientèle, d’opportunités commerciales ou d’économies ou d’avantages anticipés, d’une perte ou d’une mauvaise utilisation de données ou d’une perte ou d’un dommage indirect tel que (mais non limité à) ceux causés par l’utilisation par vous ou par nous de plates-formes et/ou de logiciels de tiers.
Article 16 – Détection de fraudes, d’erreurs et de violations des lois et règlements
Le Client est seul responsable de la protection de son patrimoine, ainsi que de la prévention/détection des fraudes, des erreurs et de la violation des lois et règlements. Nous ne serons donc en aucun cas responsables de tout dommage causé de quelque manière que ce soit ou lié à des actes ou des omissions frauduleux ou négligents, des fausses déclarations ou des manquements dus au Client ou à ses représentants, employés, administrateurs, co contractants ou agents, ou à toute autre entité liée à lui, et ses représentants, employés, administrateurs, entrepreneurs ou agents, ou à des tiers.
Article 17 – Transfert électronique de données
17.1 Durant l’exécution des Services, les parties peuvent communiquer par voie électronique. Il est cependant impossible de garantir que le transfert électronique de données se fasse en toute sécurité, sans virus ni erreur, et ces transmissions de données peuvent donc être interceptées, falsifiées, perdues, détruites, retardées ou annulées. Les parties reconnaissent par la présente qu’aucun système ou procédure ne peut complètement éliminer de tels risques.
17.2 Les parties confirment par la présente qu’elles acceptent ces risques, qu’elles autorisent valablement l’utilisation de communications électroniques et qu’elles conviennent d’utiliser tous les moyens disponibles et appropriés pour détecter les virus les plus répandus avant l’envoi d’informations par voie électronique. Chaque partie sera responsable de la protection de ses propres systèmes et intérêts en matière de communications électroniques, et aucune partie ne sera tenue responsable de quelque manière ou forme que ce soit, contractuellement et pénalement (y compris pour cause de négligence) ou sur toute autre base, de toute perte, erreur ou omission découlant de ou liée à l’utilisation de communications électroniques entre les parties.
Article 18 – Force majeure
Aucune partie ne sera responsable envers les autres si le manquement à ses obligations résulte de circonstance échappant à son contrôle raisonnable, y compris tout avis, avertissement ou interdiction émanant de tout gouvernement local, national, étranger ou supranational compétent, ou résultant d’une nouvelle politique de l’une des parties concernant, par exemple, les voyages vers certains pays ou régions.
Article 19 – Droit applicable et juridiction compétente
19.1 Le présent Contrat sera exclusivement régi par et interprété selon le droit Belge, à l’exclusion de toute règle de conflit de loi belge, étrangère ou internationale.
19.2 Tout litige concernant le Contrat ou les Services relèvera de la juridiction exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement du brabant wallon.